Mini blagajna - Kaj vse moram storiti, da jo lahko uporabljam?

Od 2. 1. 2016 bo davčno potrjevanje računov obvezno za vse, ki poslujete z gotovino. So seveda tudi določene izjeme, o katerih ne bom govorila v tem prispevku, lahko pa si o tem več preberete v dokumentu, ki ga je izdal FURS - Zavezanec za izvajanje postopka davčnega potrjevanja računov . V tem prispevku se bom osredotočila na tiste, ki ste zavezanci za davčno potrjevanje računov in boste za izdajo gotovinskih računov uporabljali Mini blagajno.

Kdo lahko uporablja Mini blagajno in kaj sploh je Mini blagajna?

Majhni podjetniki, ki občasno izdajate račune za gotovino ter tisti, ki dnevno nimate veliko gotovinskih računov, na primer v povprečju 10 in ste že do sedaj uporabljali za izdajo vezano knjigo računov (VKR), se boste lahko odločili za uporabo Mini blagajne.  Zakaj? Mini blagajna je brezplačna aplikacija, ki jo je pripravil FURS.  Dostopna je na naslovu https://blagajne.fu.gov.si:9002/MiniBlagajna. Deluje tako na računalnikih, kot na tablicah. Uporaba je zelo enostavna in vse procese pred samo uporabo lahko izvedete sami. Vse korake vam bom razložila v nadaljevanju. 

Kaj morate narediti pred pričetkom uporabe Mini blagajne?

1. Pridobiti morate namensko digitalno potrdilo. Kako to naredite sem natančno opisala v prispevku Davčne blagajne - kako pridobiti namensko digitalno potrdilo.

2. Preko eDavkov boste zelo hitro dobili obvestilo z referenčno številko in geslom za prevzem digitalnega potrdila. Primer je prikazan na spodnji sliki. V kolikor ste za pridobitev namenskega digitalnega potrdila pooblastili koga drugega, potem ga prosite, da vam posreduje referenčno številko in geslo.

3. Nato greste na spletno stran https://taxca.gov.si/DPR-PKI-Enroll/enrollp12_step1.jsp . Odprlo se vam bo spodnje okno v katerega vnesete vašo referenčno številko in geslo.

Digitalno potrdilo prevzemite na tisti napravi, na kateri boste uporabljali Mini blagajno. Prevzem ni zahteven. Če pa boste imeli težave, si lahko pomagate s temi navodili.

4. Pred samo uporabo Mini blagajne morate sprejeti tudi Interni akt o popisu poslovnih prostorov, dodelitvi oznak poslovnim prostorov in pravilih za dodeljevanje zaporednih številk. Vzorec internega akta lahko najdete tukaj. V interni akt boste morali vpisati tudi številko katastrske občine ter številko stavbe poslovnega prostora ter njenega dela. Ta podatek lahko enostavno dobite na naslednji povezavi tako, da izberete:

• napredno iskanje in
• v iskalno polje vpišete naslov vašega poslovnega prostora

in dobili boste tak izpis

Poleg tega boste morali v interni akt vpisati tudi oznako elektronske naprave. Glede na to, da boste uporabljali Mini blagajno, vpišete torej pod oznako elektronske naprave oznako »MB«, kot kaže spodnja slika.

5. Najkasneje do 2. 1. 2016 morate na vsako elektronsko napravo za izdajo računov, ali na drugem kupcu vidnem mestu v poslovnem prostoru (npr. na pult ali steno poleg blagajne) izobesiti obvestilo o računu in obveznosti kupca. Primere, katere si lahko natisnete, imate navedene v prispevku FURSa - Davčne blagajne: po novem letu obvezno obvestilo o računu in obveznosti kupca. Če je poslovni prostor nepremičnina, je minimalna velikost obvestila A5, če pa je premičnina (mobilne blagajne), pa je lahko tudi manjše.

6. Ko imate vse, kar je navedeno v točkah 1-5 urejeno, lahko pričnete z uporabo Mini blagajne. Prvi vstop v Mini blagajno bo od vas zahteval določene nastavitve, katerih izvršitev je prikazana v naslednjem video posnetku.

Ko boste uredili vse nastavitve, lahko pričnete izdajati račune preko modula »Izdaja računov« ali pa potrjujete račune preko modula »Poročanje VKR računov«.  S tem, ko boste izvedli vse nastavitve, boste zadostili tudi zakonskim zahtevam o posredovanju podatkov o poslovnih prostorih ter elektronskih napravah.

V istem poslovnem prostoru ni dovoljena uporaba elektronske naprave  (to pomeni tudi Mini blagajne) ter VKR. Pa tudi s tem bi si naredili dvojno delo, saj morate vse podatke iz izdanega računa iz VKR vnesti tudi v Mini blagajno. V kolikor imate možnost elektronske naprave in tiskalnika v poslovnem prostoru, se vam splača račune izdajati kar direktno iz Mini blagajne. Če pa te možnosti nimate,  boste morali v roku 10-ih dni vnesti vse račune izdane iz VKR tudi v Mini blagajno. Ne glede na to, kako se boste odločili, priporočam, da to točno opredelite v internem aktu.

Do 2. 1. 2016 lahko Mini blagajno testno uporabljate, vsi podatki, ki bodo posredovani še ne bodo zajeti v analizo.